Cassiera Fondo Economale: Rossella Bellandi, tel. 055 457 2073
Rossella punto Bellandi chiocciola fi infn it
VADEMECUM PER ACQUISTI SU FONDO ECONOMALE
Gli acquisti su FONDO ECONOMALE (o di cassa) sono ammessi dal Regolamento della PA motivati da URGENZA o IMPOSSIBILITA’ PAGAMENTO TRAMITE MANDATO e nei limiti dei seguenti importi:
- Euro 250 con scontrino PARLANTE (cioè riportante in dettaglio le voci acquistate – in mancanza di questo il fornitore dovrà accompagnare lo scontrino con un documento che dettagli l’acquisto dello scontrino, possibilmente su carta intestata o identificando il documento come emesso dal fornitore tramite un timbro e relativa firma);
- Euro 500 con fattura elettronica riportante tutti i dati obbligatori e necessari al passaggio sullo SDI
Nel primo caso il rimborso avverrà a presentazione dello scontrino parlante; nel secondo all’arrivo, controllo e seguente accettazione della fattura elettronica.
Ogni acquisto su FONDO ECONOMALE dovrà preventivamente essere richiesto dal proponente e autorizzato dall’AGENTE CONTABILE dietro autorizzazione e firma del responsabile fondi.
L’autorizzazione dell’acquisto non GARANTISCE IL RIMBORSO se la documentazione presentata per quest’ultimo non sarà ritenuta idonea.
AUTORIZZAZIONE ALL’ACQUISTO PER CASSA
In caso di provata urgenza nell’acquisizione di materiale ad uso gestionale o di ricerca, il proponente compilerà il modulo di richiesta acquisto su FONDO ECONOMALE, specificando il fornitore di cui si servirà (che avrà dovuto consultare per accertarsi che possa adempiere alle richieste amministrative) il fondo pagante e la motivazione dettagliata dell’acquisto specificando che non può servirsi delle piattaforme messe a disposizione dalla PA e perché. Tale modulo andrà firmato dal proponente e dal Responsabile Fondi e accettato dall’AGENTE CONTABILE. SOLO A QUEL PUNTO si potrà procedere all’acquisto per cassa.
A seconda dei casi e della tipologia di categoria merceologica, i tempi ritenuti nei limiti di URGENZA sono dalle 24 alle 48 ore dalla accettazione dell’acquisto per cassa, procrastinabili se ben motivati. Sarà cura dell’Agente Contabile avvertire il proponente dell’acquisto, della data entro cui sarà possibile il rimborso.
Una volta ottenuta l’autorizzazione all’acquisto il proponente potrà procedere tenendo conto che non saranno ammesse variazioni tra l’acquisto e il contenuto della richiesta.
Quindi:
- Nessuna aggiunta di merce a quella richiesta sul modulo anche se inerente il fondo/progetto/esperimento presentato, a meno che il responsabile fondi autorizzi a parte e “formalmente” l’aggiunta
- Nessuna aggiunta di merce acquistata a scopo personale insieme a quella relativa alla richiesta (si fanno scontrini SEPARATI). SU QUESTO NON ESISTONO ALTERNATIVE O CORREZIONI
- Nessun cambiamento nel fornitore (in caso di incertezza riportare più nominativi sulla richiesta)
- In caso di più fornitori per uno stesso elenco di acquisti segnalarlo sulla richiesta di autorizzazione oppure fare più richieste per ogni fornitore
L’URGENZA nell’acquisto non può prescindere da un minimo di programmazione nell’acquisto stesso (consultazione del fornitore e verifica requisiti).
RIMBORSO
Una volta effettuato l’acquisto il proponente passerà dall’Agente Contabile per il rimborso presentando idonea documentazione, non oltre i 30 giorni dall’accettazione della richiesta. Il proponente dell’acquisto può delegare un altro alla riscossione purchè fornito di una delega debitamente firmata e avvertendo l’Agente contabile (possibilmente via mail).