Categoria Servizi di Amministrazione

Linee guida dell'Autorità Nazionale AntiCorruzione 

In particolare si segnala la n.4 “Procedure per l’affidamento dei contratti pubblici di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, indagini di mercato e formazione e gestione degli elenchi di operatori economici ”.

Circolare esplicativa per gli acquisti inferiori a 40 K€ (29.5.2020)

Istruzioni operative: le richieste di acquisto vanno sottoposte attraverso il Ciclo Acquisti (accessibile con credenziali AAI).

Moduli utili:

• richiesta di offerta sul libero mercato (in italiano)
• richiesta di offerta in inglese per invito ditte estere, con dichiarazione del conto corrente dedicato (agg. 2022)
  
• dichiarazione sostitutiva requisiti di partecipazione alle gare (per forniture o servizi senza intervento di personale esterno nei nostri locali)
• Facsimile condizioni contrattuali standard per ordini sotto i 40 kEuro (da adattare se necessario)
• Richiesta di offerta nell'ambito di progetti H2020 con clausola di non imponibilità IVA: versione italiana, versione inglese.

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Per ordini superiori a 40.000 Euro (IVA esclusa), bisogna tenere conto dei passi da fare a partire dalla programmazione (qui una scaletta informale da consultare). Limite di firma attuale del Direttore: 75.000 Euro (IVA esclusa).

Per forniture con installazione o per servizi e lavori che richiedano l’intervento di personale esterno presso i nostri locali è necessario valutare i rischi da interferenza e i costi della sicurezza, avvalendosi della consulenza Servizio di Prevenzione e Protezione, tramite l’A.S.P.P. Paolo Gentili.

• Scheda preparatoria al DVRI PDF, DOC .
• Istruzioni per i protocolli anticontagio COVID19.
  
• Circolare operativa sui costi per la sicurezza negli appalti a cura del Servizio Gare e Contratti di AC.

Link utili:

• Sito CONSIP www.acquistinretepa.it (NB per consultarlo bisogna prima registrarsi )
• Pagina di registrazione presso l’Autorità Nazionale AntiCorruzione  per registrarsi come RUP
• Sito SIMOG per l’ottenimento del CIG   e  Smart CIG  
• Gazzetta Ufficiale Europea con le categorie merceologiche utile per individuare il CPV 
  

Salvo casi particolari da valutare, l’indirizzo contrattuale di consegna dell’I.N.F.N: Sezione di Firenze (riportato sui nostri ordini) è Via Bruno Rossi 1, Sesto Fiorentino. Le consegne del materiale ordinato possono avvenire presso laboratori nazionali o esteri o presso l'Istituto di Fisica di Urbino purché sia specificato nell'ordine e venga riconsegnata in Amministrazione il Documento Di Trasporto.

Si ricorda che, tra i compiti del Responsabile del Procedimento nominato ai sensi del Codice degli appalti, vi è anche la vigilanza sulla corretta esecuzione del contratto (cioè sul rispetto dei tempi di consegna, collaudo, benestare al pagamento, ecc.).
Il materiale inventariabile deve essere ritirato prima possibile dal RUP o da un suo delegato. Per poter rispettare i termini di pagamento praticati dall’INFN (30 giorni data fattura), il RUP è tenuto a collaudare il materiale inventariabile prima possibile e comunque entro e non oltre 15 giorni dalla data di consegna. In caso di malfunzionamenti o problemi che ritardino il collaudo si deve darne immediatamente comunicazione alla sig.ra Stefania Becacci  (tel. 055 4572071), in modo da avvertire il fornitore.

Con delibera della Giunta Esecutiva n.10478 del 24.10.2014 è stato approvato il  “Disciplinare per la gestione del Fondo Economale”.

Principio generale (art.1):

Il fondo economale viene utilizzato quando non risulta utile esperire le procedure di rito, per l’esiguità dell’importo o l’urgenza dell’acquisizione o comunque ogni volta che il ricorso agli ordinari sistemi di acquisizione di beni e servizi risulti non conveniente o troppo oneroso in termini di efficienza.

Si richiama l’attenzione sulle modalità contenute nell’articolo 4 del Disciplinare sull’utilizzo del fondo economale:

“Il Cassiere esegue pagamenti per contanti fino al limite previsto dalla normativa in vigore (attualmente dall'art. 49, comma 1 del D.Lgs. 21 novembre 2007 n. 231, definito in € 1.000,00 per ciascuna spesa), nel rispetto delle procedure previste dal Regolamento dell’Istituto per l'amministrazione, la finanza e la contabilità e delle altre norme o regolamenti vigenti, relativi alle seguenti spese:

•  minute spese di consumo, d'ufficio e di utensileria;
•  spese per acquisto di beni e servizi per piccole riparazioni e manutenzione di mobili, macchine, attrezzature, automezzi e di locali;
•  licenze software;
•  spese postali e telegrafiche;
•  spese per l'acquisto di carte e valori bollati, di generi di monopolio di Stato o comunque generi soggetti al regime dei prezzi amministrati;
•  spese accessorie, manutenzione ordinaria e riparazione di automezzi;
•  spese per l'acquisto di manuali e pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico-scientifico, tecnicoamministrativo, audiovisive, stampa quotidiana e periodica e simili;
•  spese contrattuali, di registrazione e visure catastali, altre imposte, tasse, canoni e diritti erariali;
•  inserzione su quotidiani e periodici di avvisi di gara ed altre pubblicazioni richieste dalla legge, nonché altri avvisi agli utenti di servizi ed al pubblico in genere;
•  spese per la stampa e diffusione di pubblicazioni, circolari, atti e documenti;
•  spese per trasporto di materiali, nonché per pagamenti in contrassegno tramite corriere per beni e servizi preventivamente autorizzati dai Responsabili della spesa;
•  spese per sdoganamento merci;
•  canoni di abbonamenti radiofonici e televisivi;
•  spese urgenti aventi quale beneficiario lo Stato o altri Enti Pubblici in dipendenza di obblighi posti dalle leggi vigenti;
•  tasse e diritti per verifiche impianti, ascensori, concessioni edilizie, nullaosta;
•  spese minute per eventi, cerimonie, mostre, convegni, manifestazioni istituzionali e per il funzionamento degli organi istituzionali;
•  rimborso spese a visitatori;
•  spese per materiale hardware minore (non rientrante nella categoria dei beni durevoli);
•  altre spese minute sostenute in caso di necessità o urgenza, oppure sostenute a causa di motivi indifferibili e/o a pena danni.”

(*) Attenzione: Come è noto, l’art. 1 del Decreto Legge n. 50 del 24 aprile 2017 ha esteso, per le fatture emesse a decorrere dal 1 luglio 2017, l’ambito di applicazione del meccanismo della scissione dei pagamentidell’IVA (c.d. split payment) a tutte le pubbliche amministrazioni, quindi anche all'INFN. Pertanto, si sconsiglia caldamente di fare acquisti in contanti per importi tra i 250 e 1000 Euro in quanto, in questo caso, bisogna pagare all'esercente solo l'imponibile (l'IVA viene versata dall'INFN una volta pervenuta la fattura elettronica) e il rimborso può avvenire solo dopo l'arrivo della fattura elettronica. Si invita quindi ad usare il fondo economale per le spese minute in contanti *solo fino a 250 Euro* presentando per il rimborso lo scontrino "parlante" (o al massimo con allegata dichiarazione dell'esercente che riporta il dettaglio di ciò che si acquista) o la ricevuta fiscale.

All'atto della richiesta di rimborso dovranno essere presentati il modulo di autorizzazione alla spesa preventivamente firmato e il documento attestante la spesa sostenuta (scontrino fiscale, ricevuta fiscale o fattura).

Il richiedente firmerà per ricevuta l'avvenuto rimborso.

La documentazione per il rimborso deve essere presentata in amministrazione entro 30 giorni dal sostenimento della spesa e comunque non oltre la data di chiusura annuale del fondo economale.

E' fatto divieto di procedere ad ordinazioni frazionate allo scopo di superare il limite fissato dal presente articolo.

Tutte le spese vanno preventivamente autorizzate dal Direttore della Struttura.

 Raccomandazione del direttore per le spese in contanti (gennaio 2018)

Acquisti con pagamento tramite carta di credito dell’I.N.F.N.

- Fornitore proposto

- Oggetto della spesa

- Motivazione per la quale è necessario pagare con carta di credito

- Fondi sui quali imputare la spesa

Ultimo aggiornamento 22.11.2021