IN AGGIORNAMENTO (NUOVO DISCIPLINARE)
1. Autorizzazione
Il personale dipendente e titolare di incarico di ricerca o incarico di associazione può recarsi in missione in Italia o all'estero PREVIA autorizzazione da richiedere tramite l’apposito portale. Per ragioni amministrative e assicurative, non è possibile inserire (e quindi non possono essere autorizzate) missioni con richieste presentate in data successiva all'inizio del viaggio. L'autorizzazione viene data dal direttore previo accertamento della disponibilità di fondi. Nel modulo di richiesta, oltre alla località, devono essere chiaramente indicate la durata (data e orario di inizio e fine) e la causale (il motivo del viaggio deve essere sempre scritto in maniera chiara ed esauriente).
Eventuali estensioni del periodo di missione e/o variazioni della località già autorizzati, devono essere approvate dal Direttore. In tali casi è necessario seguire la procedura di Revisione Missioni.
In attuazione delle prescrizioni del D.Lgs. 230/95, nel caso l’interessato vada a svolgere, durante la missione, attività che presentano rischi connessi con le radiazioni ionizzanti diversi da quelli dichiarati sulla scheda di radioprotezione (compilata al momento della sua assunzione o della sua associazione), dovrà compilare con congruo anticipo rispetto alla partenza il modulo di attività occasionale disponibile sia presso il Servizio di Direzione.
!--Per richiedere l’emissione dei biglietti di viaggio occorre inviare un mail a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. o un fax al n. 055717035. Si consiglia di utilizzare i moduli di richiesta: DOC, PDF.
-->Si ricorda che in base alle norme vigenti è consentita, su richiesta dell'interessato, l'erogazione di un anticipo della missione pari al 75% delle spese che si presume di sostenere. Si invita a prestare particolare attenzione nell’inserimento delle spese previste per evitare la corresponsione di anticipi in eccesso (NB il sistema lo calcola automaticamente) che richiedono la pronta restituzione all’INFN.
Nel caso che la missione non abbia origine da Sesto Fiorentino o da Firenze l'interessato è pregato di indicare l’effettiva località di partenza nell’apposito campo della form.
Si ricorda che, come da circolare del Presidente n.18597 del 29.11.2011, le missioni al CERN sono consentite soltanto sul territorio francese di Prevessin.
Chi intende avvalersi del trattamento forfettario ai sensi dell’art.4 del Decreto 23 marzo 2011, deve richiederlo al momento della richiesta di autorizzazione alla missione.
Appena terminata la missione l'interessato deve presentare tempestivamente la richiesta di rimborso utilizzando l’apposito portale e consegnando in amministrazione la documentazione originale delle spese sostenute.
Biglietti di viaggio
a) Per i biglietti ferroviari su territorio nazionale è obbligatorio usare l’account aziendale sul portale Trenitalia.com (call center Trenitalia per problemi sul portale 800582121)
PIN (sempre lo stesso numero personale fornito dalla amministrazione)
CDC: scrivere Firenze
Rif1: scrivere il numero di missione (IMPORTANTE)
b) Per il resto della biglietteria (ed eventualemente anche per prenotazioni hotel) utilizzare l’agenzia convenzionata Cisalpinatours.
2. Missioni sul territorio nazionale
Per le trasferte sul territorio nazionale si applica il
Regolamento pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 128 del 5/6/2007 e relativa circolare della Direzione Affari del Personale
La soprattassa per il cambio della prenotazione Eurostar o Alta Velocità fatta sul treno non è rimborsabile, salvo per motivi eccezionali debitamente motivati sulla richiesta di rimborso.
L'uso dei taxi deve essere motivato dal richiedente. La giustificazione deve spiegare chiaramente perché non si è potuto usare un altro mezzo pubblico. Le ricevute taxi devono contenere sempre nome e cognome del dipendente fruitore, percorso e data.
I pasti e i pernottamenti devono essere documentati dalla corrispondente ricevuta fiscale e devono essere consumati al di fuori della provincia di Firenze.
Onde evitare spiacevoli discussioni, si ricorda che le spese di pernottamento durante le missioni possono essere rimborsate solo a fronte di fattura o ricevuta fiscale. Si sconsiglia pertanto di rivolgersi a strutture (che pur legittimamente) non emettono tale tipo di documenti (vedi affittacamere, B&B, agriturismi, ecc.). Su questo sito della Guardia di Finanza trovate le caratteristiche che identificano i documenti fiscali (fatture, ricevute e scontrini).
In caso di uso di mezzo proprio autorizzato le spese di viaggio sono calcolate convenzionalmente secondo il costo chilometrico di esercizio riportato nelle apposite Tabelle ACI . L'indennità è calcolata sulla distanza più vicina al luogo di missione tra la sede di lavoro e il luogo di partenza (art.5 punto 4 del suddetto regolamento . "Ai fini del computo delle distanze per la corresponsione dell'indennità' chilometrica, dovrà farsi riferimento ai dati ricavabili dalle carte automobilistiche, da guide o pubblicazioni ufficiali" (Circolare contenente il combinato disposto dall'allegato 3 al DPR 411/76 e dell'articolo 29 del DPR 509/79). I km verranno quindi calcolati dalla sede della Sezione INFN di Firenze al luogo di missione tramite il portale Google Map. Nel caso l’interessato sia stato costretto a percorrere un itinerario diverso da quello più breve per via autostradale dovrà dichiarare sulla richiesta di rimborso il percorso seguito, il motivo e i chilometri (art.5 punto 7).
3. Missioni all’estero
Con il Decreto Legge n. 78 del 31 maggio 2010 sono state abolite le diarie per le missioni all’estero. Il trattamento di missione all’estero è regolato dal
Decreto del Ministero degli Affari Esteri del 23 Marzo 2011 pubblicato sulla G.U.R.I. del 9/6/2011.
(Tabella accorpamento stati di destinazione in ordine alfabetico offerta dall’Università di Perugia).
Si invitano gli utenti, prima di recarsi in missione all'estero, a consultare il Decreto Ministeriale e in particolare i limiti giornalieri per il vitto previsti per il paese di destinazione tenendo presente che sono rimborsabili al massimo due ricevute al giorno (e non tre come nelle missioni interne) (art.1 comma b). Si invita inoltre a fare particolare attenzione alle ricevute che spesso nei paesi esteri non hanno un formato “fiscalmente” determinato. In ogni caso per essere rimborsabili i documenti devono avere almeno i seguenti elementi: ragione sociale del ristorante o esercizio che ha somministrato il pasto, data, oggetto della somministrazione (pasto), importo. Non sono rimborsabili gli scontrini di acquisto di generi alimentari.
In caso di missioni con diaria forfettaria + viaggio non documentato (gratuito su mezzo altrui o con mezzo proprio non autorizzato o con viaggio a carico di altro ente, si invitano gli utenti ad allegare (anche in fotocopia) qualsiasi documento che attesti l’effettivo svolgimento della missione (es. copia dei biglietti di viaggio o dell'alloggio rimborsati da altro ente, scontrini dei pedaggi autostradali, attestati di partecipazione a convegni, ecc.).
4. Trattamento fiscale
Per il personale dipendente e assimilato (associati) si applica il comma 5 dell’art.51 DPR 22.12.1986 n.971 e succ. Per le missioni in Italia vi sono tre possibilità di assoggettamento fiscale:
A) spese esenti
B) spese imponibili per la parte che supera 15,49 Euro al giorno per le missioni nazionali e 25,82 Euro al giorno per le missioni estere.
C) spese interamente tassabili.
Si riporta la tabella riepilogativa come ad circolare della Direzione Affari del Personale:
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Spesa da rimborsare |
Con documentazione analitica |
Senza documentazione analitica |
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Fuori dal comune sede di servizio |
Entro il comune sede di servizio |
Documentazione originale rubata o smarrita (art.8 c.2) |
Documentazione originale presso altro ente (art.8, c.2) |
Autocertificazione (art.5, c.6) |
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Treno, aereo, nave, aliscafo, taxi, bus extraurbani |
A |
C |
A |
-- |
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Trasporti urbani |
A |
C |
A |
C |
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Biglietteria online |
A |
-- |
C |
A |
C |
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Auto propria – costo km, pedaggi, traghetti |
A |
C |
C |
A |
-- |
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Parcheggi urbani e aeroportuali |
B |
C |
B |
B |
-- |
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Rimborso forfetario spese di viaggio (costo treno II classe) |
C |
-- |
-- |
-- |
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Pernottamento |
A |
-- |
C |
A |
-- |
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Telefono e internet |
B |
C |
B |
B |
-- |
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Pasti |
A |
C |
C |
A |
-- |
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Pasti con scontrino non dettagliato (art.6 c.2) |
C |
C |
C |
-- |
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Registration Fee ** |
B |
C |
C |
B |
-- |
** Spese di iscrizione ai convegni e conferenze:
Alla luce dei chiarimenti ottenuti nel corso di formazione sugli aspetti fiscali, è stato confermato che le ricevute delle quote di partecipazione a conferenze sono soggette a ritenuta fiscale per la parte eccedente Euro 15,49 al giorno per trasferte in Italia e Euro 25,82 per trasferte all'estero.
Per evitare la tassazione, l'interessato deve produrre un documento intestato all'INFN diverso a seconda del paese in cui si svolge la conferenza:
A) Conferenze che si svolgono in Italia: è necessaria una *fattura elettronica* da inviare tramite sistema di interscambio delle PA CODICE UNIVOCO UFFICIO C3AX20 in regime di scissione pagamenti (=split payment). Questo significa che il dipendente in missione deve pagare SOLO L'IMPONIBILE mentre l'IVA verrà versata dall'INFN. Non va indicato il CIG.
A.1) Nel caso che chi incassa la fee non possa emettere fattura perché non ha partita IVA: farsi emettere una ricevuta che riporti il motivo per cui non è stata emessa fattura (di solito ci scrivono "fuori campo IVA ai sensi art.4 DPR 633/1972") con marca da bollo da 2 EURO.
B) Conferenze che si svolgono in area UE: chiedere Invoice intestata a: Istituto Nazionale di Fisica Nucleare, Via Sansone 1, Sesto F.no (FI) VAT # IT04430461006 (importante il VAT). La fattura dovrebbe contenere l'IVA del paese dove si svolge la conferenza ma non è tassativo (dipende dalle norme del paese).
Anche in questo caso, se gli organizzatori non sono in possesso di un VAT number, possono emettere una ricevuta non fiscale che va comunque intestata all'INFN.
C) Conferenze che si svolgono in paesi extraUE: in questo caso farsi rilasciare una invoice o altro tipo di ricevuta intestata a Istituto Nazionale di Fisica Nucleare, Via Sansone 1, Sesto F.no (FI) VAT # IT04430461006.
Si consiglia, soprattutto per conferenze in Italia, di verificare al momento del pagamento della fee il tipo di ricevuta che verrà emessa e l'importo da pagare.
Per ulteriori informazioni e chiarimenti: tel. 055 457 2130
A cura del Servizio di Amministrazione
Ultimo aggiornamento: 1.8.2018
