Istituto Nazionale di Fisica Nucleare
Sezione di Firenze

Riepilogo normativa acquisti

Il 19 aprile 2016 è entrato in vigore il DLgs 50/2016 decreto di riordino degli appalti pubblici.

L’Autorità Nazionale AntiCorruzione  ha emanato diverse linee guida per la sua applicazione.

In particolare si segnala la n.4 “Procedure per l’affidamento dei contratti pubblici di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, indagini di mercato e formazione e gestione degli elenchi di operatori economici ”.

In attesa di specifico disciplinare INFN, si invita a consultare la Circolare del 23.11.2016 della Direzione Affari Contrattuali dell’INFN

Per tutti gli acquisti (con l'eccezione di quelli a catalogo RS/ABCTools) va fatta la richiesta tramite il

portale Servizi On Line (SOL)

al quale si accede con le credenziali di AAI.

Prima di fare la richiesta si invita a leggere il

Manuale sintetico per l'uso del portale SOL

Diagramma di flusso pratiche di acquisto

Per acquisti a catalogo della gara nazionale di componentistica (RS lotti 1, 2, 3 e 4 e ABC Tools lotto 5), non aprire pratiche SOL, ma inviare l'ordine tramite i portali RS Components e ABC Tool + inviare copia dell'RDA a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Per avere le credenziali di accesso ai cataloghi, scrivere un email a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Si ricorda che per tutti gli ordini di qualsiasi importo è necessario:

1) la nomina di un Responsabile Unico del Procedimento (RUP);

2) un Codice Identificativo Gara (CIG) ottenuto sul sito dell’Autorità di Vigilanza dei Contratti Pubblici (da richiedere a cura del RUP e da riportare su tutti i documenti a partire dalla richiesta di offerta);

3) la compilazione, al momento dell’affidamento della fornitura, sul portale web  della Richiesta di Acquisto (RDA) con indicazione del RUP e del CIG.

Moduli utili:

Tutta la documentazione (richiesta di offerta, offerta con allegati, bozza di ordine MEPA e pdf dell’RDA) va caricata sul portale SOL .

 Vuoi rimanere aggiornato sulla normativa acquisti? Fai richiesta di essere iscritto alla mailing list [Annunci Ordini ] tramite un mail a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. . Visualizza gli annunci inviati fino ad oggi .

Per ordini superiori a 40.000 Euro (IVA esclusa) contattare Silvia Cappelli PRIMA di chiedere il CIG per valutare la procedura contrattuale. Limite di firma del Direttore: 50.000 Euro (IVA esclusa).

Per forniture con installazione o per servizi e lavori che richiedano l’intervento di personale esterno presso i nostri locali è necessario valutare i rischi da interferenza e i costi della sicurezza, avvalendosi della consulenza Servizio di Prevenzione e Protezione, tramite l’A.S.P.P. Elisabetta Greco. (vedi Scheda preparatoria al DVRI PDF, DOC)

Link utili:

1) se per quel bene o servizio è attiva una convenzione CONSIP

(dalla home di acquistinretepa.it --> Sei un'amministrazione? --> che strumento vuoi usare --> Vetrina delle Convenzioni.

Il sistema di default mostra la lista delle Convenzioni attive.

2) se il bene o il servizio è reperibile tramite Mercato Elettronico (MEPA) o con Ordine Diretto o con Richiesta Di Offerta o con Trattativa Diretta

(dalla home di acquistinretepa.it --> Sei un'amministrazione? --> che strumento vuoi usare--> Mercato Elettronico.

Consegna e collaudo del materiale

Salvo casi particolari da valutare, l’indirizzo contrattuale di consegna dell’I.N.F.N: Sezione di Firenze (riportato sui nostri ordini) è Via Bruno Rossi 1, Sesto Fiorentino. Le consegne del materiale ordinato possono avvenire presso laboratori nazionali o esteri o presso l'Istituto di Fisica di Urbino purché sia specificato nell'ordine e venga riconsegnata in Amministrazione il Documento Di Trasporto.

Si ricorda che, tra i compiti del Responsabile del Procedimento nominato ai sensi del Codice degli appalti, vi è anche la vigilanza sulla corretta esecuzione del contratto (cioè sul rispetto dei tempi di consegna, collaudo, benestare al pagamento, ecc.).
Il materiale inventariabile deve essere ritirato prima possibile dal RUP o da un suo delegato. Per poter rispettare i termini di pagamento praticati dall’INFN (30 giorni data fattura), il RUP è tenuto a collaudare il materiale inventariabile prima possibile e comunque entro e non oltre 15 giorni dalla data di consegna. In caso di malfunzionamenti o problemi che ritardino il collaudo si deve darne immediatamente comunicazione alla sig.ra
Stefania Becacci  (tel. 055 4572071), in modo da avvertire il fornitore.


Spese minute in contanti (fondo economale)

Con delibera della Giunta Esecutiva n.10478 del 24.10.2014 è stato approvato il  “Disciplinare per la gestione del Fondo Economale”.

Principio generale (art.1):

Il fondo economale viene utilizzato quando non risulta utile esperire le procedure di rito, per l’esiguità dell’importo o l’urgenza dell’acquisizione o comunque ogni volta che il ricorso agli ordinari sistemi di acquisizione di beni e servizi risulti non conveniente o troppo oneroso in termini di efficienza.

Si richiama l’attenzione sulle modalità contenute nell’articolo 4 del Disciplinare sull’utilizzo del fondo economale:

“Il Cassiere esegue pagamenti per contanti fino al limite previsto dalla normativa in vigore (attualmente dall'art. 49, comma 1 del D.Lgs. 21 novembre 2007 n. 231, definito in € 1.000,00 per ciascuna spesa), nel rispetto delle procedure previste dal Regolamento dell’Istituto per l'amministrazione, la finanza e la contabilità e delle altre norme o regolamenti vigenti, relativi alle seguenti spese:

  •  minute spese di consumo, d'ufficio e di utensileria;
  •  spese per acquisto di beni e servizi per piccole riparazioni e manutenzione di mobili, macchine, attrezzature, automezzi e di locali;
  •  licenze software;
  •  spese postali e telegrafiche;
  •  spese per l'acquisto di carte e valori bollati, di generi di monopolio di Stato o comunque generi soggetti al regime dei prezzi amministrati;
  •  spese accessorie, manutenzione ordinaria e riparazione di automezzi;
  •  spese per l'acquisto di manuali e pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico-scientifico, tecnicoamministrativo, audiovisive, stampa quotidiana e periodica e simili;
  •  spese contrattuali, di registrazione e visure catastali, altre imposte, tasse, canoni e diritti erariali;
  •  inserzione su quotidiani e periodici di avvisi di gara ed altre pubblicazioni richieste dalla legge, nonché altri avvisi agli utenti di servizi ed al pubblico in genere;
  •  spese per la stampa e diffusione di pubblicazioni, circolari, atti e documenti;
  •  spese per trasporto di materiali, nonché per pagamenti in contrassegno tramite corriere per beni e servizi preventivamente autorizzati dai Responsabili della spesa;
  •  spese per sdoganamento merci;
  •  canoni di abbonamenti radiofonici e televisivi;
  •  spese urgenti aventi quale beneficiario lo Stato o altri Enti Pubblici in dipendenza di obblighi posti dalle leggi vigenti;
  •  tasse e diritti per verifiche impianti, ascensori, concessioni edilizie, nullaosta;
  •  spese minute per eventi, cerimonie, mostre, convegni, manifestazioni istituzionali e per il funzionamento degli organi istituzionali;
  •  rimborso spese a visitatori;
  •  spese per materiale hardware minore (non rientrante nella categoria dei beni durevoli);
  •  altre spese minute sostenute in caso di necessità o urgenza, oppure sostenute a causa di motivi indifferibili e/o a pena danni.”
Per il rimborso delle piccole spese non possono essere accettati scontrini non recanti la descrizione della spesa effettuata (es. scontrino che ha come descrizione “varie” o “reparto 1”. In questo caso occorrerà allegare dichiarazione dettagliata del fornitore relativa alla spesa con documento riepilogativo o documento di trasporto). Possono quindi essere rimborsati solo scontrini “parlanti”. L’importo dello scontrino può arrivare fino a € 250,00 (vedi la Delibera GE 10789 del 15.7.2015); oltre questo importo deve essere richiesta fattura elettronica (*) o la ricevuta fiscale fino a € 1.000,00 intestata all’Istituto (ISTITUTO NAZIONALE DI FISICA NUCLEARE - SEZIONE DI FIRENZE, Codice Fiscale 84001850589) che deve pervenire tramite il Sistema di Interscambio della Pubblica Amministrazione (Codice Univoco Ufficio: C3AX20).

(*) Attenzione: Come è noto, l’art. 1 del Decreto Legge n. 50 del 24 aprile 2017 ha esteso, per le fatture emesse a decorrere dal 1 luglio 2017, l’ambito di applicazione del meccanismo della scissione dei pagamentidell’IVA (c.d. split payment) a tutte le pubbliche amministrazioni, quindi anche all'INFN. Pertanto, si sconsiglia caldamente di fare acquisti in contanti per importi tra i 250 e 1000 Euro in quanto, in questo caso, bisogna pagare all'esercente solo l'imponibile (l'IVA viene versata dall'INFN una volta pervenuta la fattura elettronica) e il rimborso può avvenire solo dopo l'arrivo della fattura elettronica. Si invita quindi ad usare il fondo economale per le spese minute in contanti *solo fino a 250 Euro* presentando per il rimborso lo scontrino "parlante" (o al massimo con allegata dichiarazione dell'esercente che riporta il dettaglio di ciò che si acquista) o la ricevuta fiscale.

All'atto della richiesta di rimborso dovranno essere presentati il modulo di autorizzazione alla spesa preventivamente firmato e il documento attestante la spesa sostenuta (scontrino fiscale, ricevuta fiscale o fattura).

Il richiedente firmerà per ricevuta l'avvenuto rimborso.

La documentazione per il rimborso deve essere presentata in amministrazione entro 30 giorni dal sostenimento della spesa e comunque non oltre la data di chiusura annuale del fondo economale.

E' fatto divieto di procedere ad ordinazioni frazionate allo scopo di superare il limite fissato dal presente articolo.

Tutte le spese vanno preventivamente autorizzate dal Direttore della Struttura.

 Raccomandazione del direttore per le spese in contanti (gennaio 2018)


 

Acquisti con pagamento tramite carta di credito dell’I.N.F.N.

Il ricorso a questo tipo di pagamento è soggetto alle stesse norme del fondo economale (art. 57 del Regolamento di Amministrazione, Finanza e Contabilità dell'INFN: "spese di non rilevante ammontare, necessarie per sopperire con immediatezza ed urgenza ad esigenze funzionali del centro di responsabilità").
Anche in questo caso, come per il fondo economale, è necessario acquisire PREVENTIVAMENTE l'autorizzazione del direttore fornendo i seguenti dati tramite email al direttore per conoscenza a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
tramite questo modulo:

- Fornitore proposto

- Oggetto della spesa

- Motivazione per la quale è necessario pagare con carta di credito

- Fondi sui quali imputare la spesa

ed allegare pagina web, registration form, preventivo, fattura o altro documento dal quale risulti il beneficiario, l’importo e la causale del pagamento.
(NB in caso di fornitore intracomunitario bisogna citare il VAT number dell’I.N.F.N. IT 04430461006 affinché la fattura venga emessa senza IVA).

Ultimo aggiornamento 17.1.2018

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C.F. 84001850589 - P.I. IT04430461006  -  IPA: C3AX20
PEC firenze [at] pec infn it

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